Все документы и официальная переписка — в одной системе
Докотека связывает входящие и исходящие документы, сроки, организации, комплекты и почтовые отправления в понятную историю. Через месяц или год вы видите не россыпь файлов, а весь ход вопроса.
Обзор документов
Обращение, ответ, повторное письмо и жалоба остаются связанными.
Видно, где ждёте ответ, что ещё не отправлено и что требует внимания.
В реестре можно хранить реквизиты и ссылку, не перенося архив в чужое хранилище.
Единый реестр
Не вспоминайте, где лежит нужное письмо
Входящие и исходящие документы ведутся в одинаковой структуре: даты, номера, отправители, получатели, статусы, сроки и связанные записи.
-
Входящие
Фиксируйте получение, отправителя, дату документа и необходимость ответа.
-
Исходящие
Контролируйте отправку, доставку, срок ответа и результат переписки.
Перерасчёт платы за отопление
Связи документов
Один вопрос — одна последовательная история
Документы не существуют изолированно. Свяжите ответ с обращением, повторную жалобу с предыдущей перепиской, а несколько материалов объедините в комплект.
Переписки объединяют входящие и исходящие документы
Комплекты собирают связанные материалы в одно дело
Контрагенты и отправители используются повторно
Контроль исполнения
Сразу видно, где нужен следующий шаг
Главная панель подсвечивает документы без ответа, неотправленные письма и отправления, которые ещё не дошли до адресата.
Ожидание ответа и контрольные даты
Отправлено / доставлено / получено
Идентификатор почтового отправления (РПО)
Возможности
Всё, что нужно для личного документооборота
Без тяжёлой корпоративной системы и лишних сущностей. Только то, что помогает восстановить историю и не пропустить действие.
Переписки
Вся цепочка по одному вопросу: обращения, ответы, повторные письма и жалобы.
В одной истории:
- входящие документы
- исходящие документы
- статусы и даты
- сроки ответа
Комплекты документов
Собирайте связанные входящие и исходящие документы в подборки и дела.
Контрагенты
Организации, должностные лица и реквизиты не приходится вводить заново.
Почтовые отправления
РПО и статус доставки остаются рядом с документом и его историей.
Ссылки на файлы
Оригиналы могут храниться в вашем облаке или архиве — Докотека сохраняет контекст и ссылку.
Как это работает
От первого письма до результата
Четыре простых действия превращают отдельные документы в управляемую историю.
Добавьте документ
Укажите основные реквизиты, отправителя или получателя и важные даты.
Свяжите историю
Привяжите ответ к обращению или объедините документы в переписку и комплект.
Контролируйте сроки
Смотрите, где ожидается ответ, что не отправлено и какие даты приближаются.
Возвращайтесь когда нужно
Через полгода вся последовательность действий и документов остаётся перед глазами.
Для кого
Когда переписка — это не формальность
Докотека подходит частным пользователям, юристам, общественным организациям и небольшим командам, которым нужен порядок без внедрения большой СЭД.
Создать личный реестрЗаявления, обращения, жалобы и официальные ответы.
Последовательность требований, ответов и повторных действий.
Долгие вопросы, где важно помнить даты и предыдущую переписку.
Понятный реестр без тяжёлой корпоративной инфраструктуры.
Частые вопросы
Перед началом работы
Коротко о том, как устроен сервис и что происходит с вашими документами.
Начните с первого документа
Порядок, который останется с вами
Создайте личный реестр сейчас. Когда понадобится восстановить историю вопроса через несколько месяцев, всё уже будет на своих местах.